Overview & Proposta
O objetivo
Confesso que este é um dos meus workshops preferidos. O principal objetivo deste workshop é ajudar equipes a resolverem problemas e tomarem decisões rápidas. É um exercício sobre agilidade e tomada de decisões rápidas
Metas para este workshop
- Resolver problemas
- Tomar decisões
Dentro deste workshop também estaremos fazendo:
- Encontrar problemas.
- Gerar ideias
- Brainstorming
- Priorização de ideias
Tempo do Workshop
O workshop dura cerca de 1 hora e você pode fazer isso por até 7 a 8 pessoas em uma mesa;
Introdução
A primeira coisa que você precisa fazer é lembrar a sua equipe “Hey, este é o desafio em que estamos trabalhando”.
Então, se você estive trabalhando no escritório é muito barulhento , eu diria: “Hey, pessoal, o desafio em que estamos trabalhando hoje é “Como podemos tornar o escritório um lugar melhor para trabalhar“
Então, diga isso às suas equipes antes de serem orientados, qual o desafio!
Step 1: O Veleiro – 10 minutos
1. Dê a todos um bloco de post-its
Tempo: 2 minutos
Explique para todos que, para cada ideia, todos utilizaram um post-it novo.
2. Começando pelas coisas que estão funcionando bem
Tempo: 4 minutos
Peça para todos escrever o que está funcionando bem. Quais são os pontos positivos quando se trata do desafio em que estamos trabalhando hoje. Quais são as coisas que nos movem para frente?
Peça para todos montar a atividade em silêncio e escrever todos os pontos positivos, o que esta funcionando bem, um post-it de cada vez.
3. Eles vão colocá-los no quadro
Tempo: 4 minutos
Peça para uma pessoa de cada vez dizer as coisas boas, sem abrir para discussão.
Step 2: Capture os problemas – 5 minutos
Chegou a hora de ficarmos um pouco mais negativos.
4. Quais as coisas que não estão funcionando bem?
Tempo: 4 minutos
Agora, estamos pedindo que escrevam, neste caso, o que está nos segurando? O que é ruim? O que é negativo? Lembrando, todas as respostas são anônimas e ninguém pode estar falando uns com os outros.
E, Preste atenção na caligrafia, pois não será apresentado as próximas ideias como na etapa anterior. Peça para que todos escrevam o máximo de coisas negativas que puderem em cada post-it novamente.
Peça a todos, novamente, que silenciosamente, sem falar nada, escreva todos os pontos negativos, o que esta funcionando mal, um post-it de cada vez.
5. Embaralhe os post-its e misture-os
Tempo: 1 minuto
Espalhe-os, não tente colocá-los todos juntos e não tente agrupá-los agora, você não precisa agrupar ainda. O objetivo nesta etapa apenas colocar todas as coisas positivas no topo, todas as coisas negativas na parte inferior.
Step 3: Priorize os problemas – 3 minutos
Tempo: 3 minutos
Nesta etapa, vamos dar a todos em sua equipe 3 pontos fixos (Sticky Voting Dots);
Geralmente usamos a cor vermelha, e você vai dar a eles três minutos para votarem silenciosamente em qual camarada negativo (esqueça os pontos positivos),
Vamos nos concentrar nas coisas que estão nos impedindo, causando irritação. Votem nas coisas que vocês consideram a mais angustiante, a mais irritante.
Quando ver um post-it duplicado, diga a todos na equipe que você está pegando e cobrindo por cima da outra, não discuta.
Votem em silêncio
Possíveis dúvidas dos participantes
- Sim, você pode votar sobre sua ideia
- Sim, você pode incluir 2 ou 3 dots sobre 1 única ideia
Separe as ideias em ordem de prioridade
Step 4: Reformule os problemas como desafios padronizados – 3 minutos
Tempo: 3 minutos
Agora estamos ficando mais específicos. Vamos pegar o maior problema, com mais votos e vamos encontrar alguma maneira de o problema ser resolvido;
Peça para que todos ajudem a traduzir os problemas em afirmações positivas. Inclua no início da frase “Como podemos”… resolver o problema do post-it.
Observação: Poderíamos iniciar o workshop deste ponto, caso soubéssemos exatamente qual era o problema.
Step 5: Ideação com discussão – 6 minutos
Tempo: 6 minutos
Agora, o que você vai fazer é dar à sua equipe um diferente cor de nota adesiva (post-it) apenas para tornar as coisas interessantes;
Agora o time terá 6 minutos para criarem tantas soluções quanto eles podem pensar para este desafio
Não importa o quão estúpido eles são, não importa o quão louco eles são.
Queremos que eles escrevam o máximo de ideias possível
E as respostas são todas anonimas
Step 6: Priorização de solução – 5 minutos
Tempo: 5 minutos
Você dará para cada um, 6 pontos de votação (dots)
Escolher a melhor solução para o desafio
Duplicatas devem ser colocadas acima e as votações são somadas. Caso as duas soluções tenham votos;
Separe as ideias em ordem de prioridade
Observação importante: Se isso fosse uma reunião normal, nunca chegaríamos neste resultado em tão pouco tempo, porque todos teriam estado focado em discutir.
Mas a lista não significa que vamos focar em tudo, para isso vamos para a próxima etapa e descobrir o que realmente vale experimentar.
Step 7: Decidir o que vamos executar – 10 minutos
O que vamos fazer agora é desenhar uma escala muito simples de impacto e esforço;
A ideia é descobrir quais ideias vale a pena tentar
Deixe-me explicar o que é a matriz de impacto e esforço.
Faça agora: (do now) Tudo no canto superior esquerdo aqui é alto que achamos que teria um grande impacto neste desafio, e com esforço baixo.
Faça disso um projeto: (make it a project) No canto superior direito, é onde achamos que poderia realmente funcionar, mas pode ser algo grande o suficiente e complicado para ser um projeto. Então isso é algo que se torna
Faça disso em tarefas: (make it a task) No canto inferior esquerdo – Nesta parte, achamos que talvez não funcione tão bem, mas vai ser fácil, então isso é algo que dizemos para torná-lo uma tarefa mais fácil, então dizemos para tornar estas ideias em tarefas. Basta colocá-lo no backlog por enquanto.
Esqueça por enquanto (forget for now) No canto inferior direito – Na parte inferior direita, é algo que tem baixo impacto e também um grande esforço. Estas, são coisas que queremos ignorar por enquanto.
Você pegará cada ideia, individualmente e perguntará para eles somente o impacto de todas as ideias e depois perguntará o esforço. No fim, o resultado será cada post-it em um local
Step 8: Fazer soluções acionáveis – Make solutions actionable – 3 minutos
Tempo: 3 minutos
O que você fará agora é pegar todas as ideias que estão na categoria “Do Now” e você vai transformá-la em um experimento;
Um experimento que alguem do time será designado para testar e saber o quão eficaz é realmente dentro da empresa;
Pergunta: O que é um experimento de duas semanas que podemos tentar que nos ajudaria a ver se este é realmente vale a pena fazer ou não?
Exemplo:
Se uma das soluções fossem comprar fones anti-ruido para a empresa inteira. Você faria um experimento para apenas 3 ou 4 pessoas e depois de 2 semanas sentariam com eles para falar o quanto isso ajudou a resolver esse problema para você;
Escolha as pessoas reais, escolha a data real. Para que na data escolhida, a pessoa falará sobre sua experiência.
Teste isso, depois, se não der certo, vai para o outro experimento.